Личная карточка охранника: срок действия, порядок оформления, документы

Главное за минуту: что меняется с 1 сентября 2026 года

Основа действующего порядка — статья 12 Закона № 2487-1 и приказ Росгвардии от 28.06.2019 № 238. С 1 сентября их в части частной охраны заменяют ФЗ № 427-ФЗ в редакции ФЗ от 25.05.2026 № 150-ФЗ и приказ Росгвардии от 04.06.2026 № 198.

Что такое личная карточка охранника и зачем она нужна

Личная карточка показывает, что человек не просто имеет квалификацию, а выполняет трудовую функцию в конкретной ЧОО. В ней указаны ФИО и наименование работодателя. До реформы карточка обязательна для работников, непосредственно оказывающих охранные услуги; с сентября её юридическое название расширяется до «личной карточки работника частной охранной организации».

Карточка нужна для трёх задач:

1. подтвердить связь работника с конкретной лицензированной ЧОО;
2. дать контролирующему органу возможность проверить законность допуска работника;
3. позволить заказчику и посетителю понять, от какой организации действует сотрудник.

Это не обычный бейдж. С 1 сентября закон определяет карточку как официальный документ на защищённом от подделок полиграфическом бланке. Распечатанный пропуск, пластиковая карта доступа или табличка с именем её не заменяют.

Личная карточка, УЧО и документы на посту — не одно и то же

УЧО и карточка дополняют друг друга. Серия и номер удостоверения частного охранника — реквизиты другого документа. В старом порядке данные УЧО участвовали в формировании номера карточки, но номера от этого не становились одинаковыми. С сентября УЧО будет указываться в реестре, если работник имеет статус охранника, а новая карточка получит свой десятизначный номер.

Подробно получение и продление статуса разобраны отдельно — в материале «Как получить удостоверение частного охранника». Здесь речь только о личной карточке, а не о полном комплекте документации поста.

Срок действия личной карточки охранника

До 31 августа 2026 года

В старом образце есть дата выдачи, но нет графы «действительно до». Поэтому выражение «карточка бессрочная» выглядит правдоподобно, однако юридически вводит в заблуждение.

Документ содержит наименование конкретной ЧОО и выдаётся после приёма на работу. При прекращении трудового договора приказ № 238 обязывает охранника сдать его. Карточка также требует переоформления, если изменились ФИО, наименование организации или номер УЧО, документ потерян, испорчен либо содержит ошибку.

Правильный ответ: отдельного календарного срока нет, но действие ограничено актуальностью сведений и трудовой связью с указанной ЧОО. Пятилетний срок относится к УЧО.

С 1 сентября 2026 года

Часть 4 статьи 10 ФЗ № 427-ФЗ прямо говорит: ЧОО выдаёт карточку на период выполнения трудовой функции. В день прекращения трудового договора работник возвращает её работодателю или филиалу.

Получается понятная модель: есть действующий трудовой договор — есть карточка этого работодателя; трудовой договор закончился — основание пользоваться ею исчезло. При переходе из одного ЧОПа в другой старую карточку нельзя считать документом нового места работы.

Что будет со старыми карточками после реформы

ФЗ от 25.05.2026 № 150-ФЗ добавил переходное правило: карточки, полученные в Росгвардии или её территориальном органе до вступления нового закона, признаются действующими в течение одного года с 1 сентября 2026 года. Поэтому срочно менять каждую карточку ночью с 31 августа на 1 сентября не требуется.

Переходное признание действует для карточки с актуальными данными и не отменяет её связь с прежним работодателем. Если охранник увольняется или переходит в другую организацию, следует применять правила возврата и оформления по фактическому событию, а не хранить карточку «про запас».

Отдельное послабление дано сотрудникам ЧОО, которые не имеют статуса частного охранника: получить карточку в своей организации они должны не позднее одного года со дня вступления закона в силу.

Как получить личную карточку охранника до 31 августа 2026 года

Сам охранник не оформляет карточку в отрыве от работодателя. По приказу Росгвардии № 238 руководитель или представитель ЧОО обращается в подразделение лицензионно-разрешительной работы по месту нахождения лицензионного дела организации.

Документы на личную карточку охранника

В специальный комплект входят:

• заявление о выдаче по форме приложения № 2 к приказу № 238;
• оригинал удостоверения частного охранника;
• фотография 3 × 4 см;
• копия приказа или выписка из приказа о приёме гражданина на должность частного охранника;
• письменное согласие частного охранника на обработку персональных данных.

Представитель также подтверждает свою личность и полномочия действовать от имени ЧОО. Подача идёт по месту лицензионного дела работодателя, а не в произвольное подразделение Росгвардии по желанию работника.

Сколько делается карточка

Срок оформления не должен превышать 5 рабочих дней с даты регистрации заявления. После получения представитель ЧОО должен передать карточку частному охраннику не более чем за 5 рабочих дней. Это два разных интервала, поэтому обещание «карточка в руках ровно через пять дней» закон не даёт.

На время ожидания нельзя считать талон, копию заявления или справку полноценной заменой. Суды рассматривали допуск к охранным услугам без готовой карточки как нарушение лицензионных требований, в том числе когда работодатель ссылался на незавершённое оформление. Безопасное решение — не ставить такого работника на функцию, для которой карточка обязательна.

Приказ МВД № 941 ещё действует?

Нет, ориентироваться на него как на актуальный порядок не следует. Приказ МВД от 15.08.2011 № 941 — исторический источник, из которого в интернет переносят старые формулировки и образцы. В августе 2026 года применяется приказ Росгвардии № 238, а с сентября он сам утрачивает силу по приказу № 198.

Порядок оформления с 1 сентября 2026 года

Главное изменение — исчезает государственная услуга по выдаче карточки охраннику. Работодатель получает защищённый бланк установленного вида, заполняет его и выдаёт работнику. Росгвардия сохраняет контроль через реестр и получение сведений.

Алгоритм для ЧОО выглядит так:

1. оформить трудовые отношения и приказ о приёме либо назначении на должность;
2. проверить данные работника и, если он принимается частным охранником, действующее УЧО;
3. подготовить фотографию по требованиям приказа № 198;
4. заполнить защищённый бланк, подписать у руководителя или уполномоченного работника, поставить печать и дату выдачи;
5. выдать карточку сотруднику;
6. внести сведения в собственный реестр;
7. не позднее рабочего дня, следующего за выдачей, передать сведения территориальному органу, выдавшему лицензию ЧОО.

Реестр содержит не только то, что видно на лицевой стороне: ФИО, дату и место рождения, должность, дату назначения и реквизиты приказа о приёме, серию и номер карточки, дату выдачи, данные УЧО при наличии статуса, а после увольнения — дату и реквизиты приказа.

Какие документы нужны работнику после 1 сентября

Новый закон не устанавливает прежнее заявление охранника в Росгвардию и не повторяет специальный пакет из пяти документов. Для оформления работодателю фактически нужны:

• достоверные ФИО и кадровые сведения;
• данные о должности и приказе о приёме;
• фото 30 × 40 мм по требованиям приказа № 198;
• серия и номер УЧО, если у сотрудника есть статус частного охранника.

Паспортные и кадровые данные ЧОО получает в рамках трудового оформления. Порядок внутренней передачи фото, проверки реквизитов и выдачи карточки стоит закрепить локально. Специальное письменное согласие, которое требовал старый приказ № 238, нельзя автоматически объявлять обязательным элементом нового обращения в Росгвардию: такого обращения больше нет. Общие требования законодательства о персональных данных при этом сохраняются.

Сколько будет изготавливаться новая карточка

В опубликованных ФЗ № 427-ФЗ и приказе № 198 нет универсального срока «5 рабочих дней». Один рабочий день — это срок внесения и передачи сведений после выдачи или возврата, а не срок печати бланка.

Поэтому ЧОО следует самой определить операционный срок, запас защищённых бланков и ответственных лиц. Работнику при трудоустройстве лучше уточнять реальную дату выдачи у работодателя, а не ссылаться на отменённый пункт приказа № 238.

Как выглядит личная карточка охранника

Образец до 31 августа

Старый бланк размером 100 × 70 мм печатают на белом или светлом фоне. На нём размещены фотография 3 × 4 см, серия и номер, фамилия, имя, отчество, наименование ЧОО и дата выдачи. Карточку заверяет уполномоченное должностное лицо Росгвардии и гербовая печать.

Серия соответствует коду субъекта РФ по ОКАТО, а номер формируется с использованием номера лицензии ЧОО и серии/номера УЧО. Это объясняет, почему карточка привязана к определённому работодателю.

Новый образец с 1 сентября

Приказ Росгвардии № 198 устанавливает другую конструкцию:

• размер бланка — 110 × 70 мм;
• защита от подделки — уровень «Б»;
• номер — десятизначный;
• серия ЛКО и белый фон — для работника со статусом частного охранника;
• серия ЛКР и серый фон — для работника без такого статуса;
• фото — 30 × 40 мм, анфас, без головного убора, на ровном белом фоне;
• указываются ФИО, сокращённое наименование ЧОО, подпись и данные лица, выдавшего карточку, печать и дата;
• заполненный бланк ламинируют.

Фотография может быть цветной или чёрно-белой. Глаза должны быть открыты, волосы не должны их закрывать. Постоянно носящему очки человеку нужно фотографироваться в очках без тонированных стёкол; тёмные очки допустимы только по медицинским показаниям. Не подходят верхняя одежда, закрывающий подбородок шарф, художественная ретушь, пятна, тени и посторонние предметы на фоне.

На бланке запрещена символика госорганов и символика самой ЧОО. При этом сокращённое наименование работодателя печатается как обязательный реквизит. На обороте предусмотрены скрытые защитные изображения «ЧОО» и «РГ».

Где должна находиться личная карточка на дежурстве

Карточка должна находиться у работника при выполнении трудовой функции, чтобы её можно было предъявить. Но федеральные нормы не устанавливают универсальное место «на левой стороне груди», «на правом кармане» или строго поверх куртки.

До 31 августа правила запрещают носить специальную форменную одежду без карточки. О требованиях к комплекту и опознаваемости формы читайте в статье «Внешний вид и форменная одежда охранника ЧОП».

С 1 сентября часть 11 статьи 15 ФЗ № 427-ФЗ обязывает частного охранника и телохранителя предъявлять УЧО и личную карточку:

• по требованию должностных лиц правоохранительных и контрольных органов;
• по требованию другого лица, когда охранник или телохранитель обращается к нему.

Конкретный способ безопасного ношения ЧОО может закрепить в инструкции с учётом формы и объекта. Карточку нельзя передавать коллеге, оставлять как общий «документ поста» или заменять бейджем.

Переоформление, дубликат и утеря карточки

По приказу № 238 до 31 августа

Новую карточку оформляют при изменении ФИО, наименования ЧОО или номера УЧО, а также при негодности, утрате, неточности или ошибке. Заявитель представляет заявление, УЧО, фото, согласие на обработку данных, имеющуюся карточку при наличии и подтверждающие основание документы.

Новой карточке присваивается прежний номер, на ней ставится штамп «дубликат». Срок оформления также не превышает 5 рабочих дней с регистрации заявления. При потере охраннику следует немедленно уведомить работодателя, чтобы тот начал процедуру и не допустил использования документа посторонним.

После 1 сентября

Старое правило о том же номере и штампе «дубликат» содержится в отменяемом приказе № 238. Приказ № 198 устанавливает образец и защиту бланка, но не переносит этот механизм в новый режим.

Если карточка потеряна, испорчена или содержит неактуальные данные, работник сообщает ЧОО, а организация прекращает использование неверного документа, оформляет карточку установленного образца и корректно отражает события в реестре. Точный внутренний маршрут и сроки следует закрепить локальным актом. Выдумывать «пять дней по приказу № 198» нельзя.

Как и когда сдавать карточку при увольнении

До 31 августа охранник сдаёт карточку в подразделение ЛРР территориального органа Росгвардии по месту нахождения лицензионного дела ЧОО или по месту жительства, предъявив УЧО. Срок — не более 5 рабочих дней с даты приказа о прекращении трудового договора. Работодатель в тот же срок информирует лицензирующий орган с копией приказа.

С 1 сентября порядок короче: работник возвращает карточку ЧОО или филиалу в день прекращения трудового договора. Организация отражает сдачу в реестре и передаёт сведения территориальному органу не позднее следующего рабочего дня.

Если работник не сдал карточку, не стоит рассчитывать на отсутствие последствий только потому, что в законе нет отдельной бытовой формулировки «штраф за несдачу». Обязанность нарушена, документ больше не подтверждает актуальную трудовую связь, а работодатель должен исключить его использование. Практически разумно передавать карточку по акту, расписке или иной процедуре, позволяющей подтвердить дату возврата.

Сколько карточек может иметь охранник одновременно

Логика документа — одна карточка на одну действующую трудовую связь с конкретной ЧОО. Если человек законно работает по совместительству в нескольких охранных организациях, у каждой связи своя карточка: прежний порядок прямо это предусматривал, а с сентября каждая ЧОО самостоятельно выдаёт и учитывает свой документ.

Это не разрешает накапливать карточки бывших работодателей. После окончания каждого трудового договора соответствующая карточка сдаётся по правилам, действующим на дату увольнения.

Что грозит за работу без личной карточки

Работодатель не должен допускать человека к охранным услугам только потому, что «документы уже поданы». Арбитражные суды признавали работу без готовой карточки нарушением лицензионных требований. Например, в деле № А65-15872/2023 ЧОО привлекли по части 3 статьи 14.1 КоАП РФ; для юридических лиц эта норма предусматривает предупреждение или штраф от 30 000 до 40 000 рублей.

Это не означает, что любой эпизод всегда квалифицируют одинаково или что самого охранника автоматически оштрафуют на одну фиксированную сумму. Значение имеют дата, субъект, выполняемая функция, наличие УЧО, форменная одежда, лицензионные требования и другие обстоятельства. С 1 сентября статья 9 ФЗ № 427-ФЗ прямо запрещает выполнять трудовую функцию в ЧОО без карточки, сведения о которой внесены в реестр и переданы уполномоченному органу, с учётом переходных положений.

Для заказчика отсутствие документа — ещё и договорный риск: сотрудник может не соответствовать требованиям контракта, а факт нарушения станет основанием для претензии к исполнителю.

Чек-лист для ЧОО и заказчика охраны

Перед допуском сотрудника на объект полезно проверить:

• совпадают ли ФИО на карточке и УЧО;
• указана ли именно та ЧОО, которая исполняет договор;
• действуют ли трудовые отношения и УЧО;
• не используется ли карточка бывшего работодателя или другого человека;
• соответствует ли фото работнику, нет ли повреждений и неоговорённых исправлений;
• оформлены ли карточка и реестр по режиму, действующему на дату выдачи;
• предусмотрено ли предъявление документов в инструкции и контроль старшего смены;
• возвращаются ли карточки при увольнении с подтверждением даты.

Переход к новым правилам лучше оформить отдельным внутренним планом: инвентаризировать старые карточки, назначить ответственного за защищённые бланки и реестр, определить выдачу и возврат, проверить передачу сведений в Росгвардию. Полный обзор реформы есть в статье о новом законе о частной охранной деятельности.

ЧОП «Титан Групп» организует физическую охрану объектов в Москве и Московской области: подбирает сотрудников под требования объекта, контролирует документы, форму, постовые инструкции и замену персонала. Для расчёта укажите адрес, режим работы, количество входов и задачи поста.

Частые вопросы

Кто выдаёт личную карточку охранника?

До 31 августа 2026 года — Росгвардия или её территориальный орган по заявлению представителя ЧОО. С 1 сентября — сама частная охранная организация, а сведения учитывает в реестре и передаёт территориальному органу.

Какой срок действия личной карточки охранника?

До реформы отдельной даты окончания нет, но карточка действует в связи с работой в указанной ЧОО и сдаётся после увольнения. С 1 сентября она прямо выдаётся на период выполнения трудовой функции. Старые карточки сохраняются на переходный год.

Сколько изготавливается личная карточка?

До 31 августа — не более 5 рабочих дней после регистрации заявления в Росгвардии, затем представитель ЧОО передаёт её работнику в срок до 5 рабочих дней. С 1 сентября единый срок изготовления в новых актах не установлен; срок в один рабочий день относится к учёту сведений после выдачи или сдачи.

Какой размер фото нужен?

Для старого порядка — 3 × 4 см. Для нового бланка с 1 сентября — 30 × 40 мм; это тот же номинальный формат, но приказ № 198 подробно регулирует фон, положение лица, очки, одежду и ретушь.

Обязан ли охранник носить бейджик?

Обычный бейдж может быть предусмотрен правилами работодателя или объекта, но он не заменяет личную карточку. Федеральные нормы требуют саму карточку и возможность её предъявить, а не произвольную табличку с именем.

Можно ли работать, пока карточка оформляется?

Нельзя допускать человека к функции, для которой карточка обязательна, по одной копии заявления или обещанию скорой выдачи. Судебная практика не считает незавершённое оформление оправданием работы без документа.

Можно ли получить карточку без УЧО?

До 31 августа карточка охранника оформляется с УЧО. С 1 сентября личная карточка предусмотрена для всех работников ЧОО, включая лиц без статуса — для них серия ЛКР. Но карточка ЛКР сама по себе не даёт правового статуса частного охранника и не разрешает выполнять функции, для которых закон требует УЧО.

Что делать, если в карточке ошибка?

До 31 августа представитель ЧОО подаёт документы на новую карточку, сохраняется прежний номер и ставится «дубликат». После 1 сентября работник сообщает работодателю, ЧОО оформляет корректный защищённый документ и обновляет учёт; старый порядок дубликата автоматически не переносится.

Заключение

Личная карточка охранника — не пятилетнее УЧО и не бессрочный бейдж. Она подтверждает действующую работу в конкретной частной охранной организации. До 31 августа её выдаёт Росгвардия по приказу № 238, а с 1 сентября — работодатель на период трудовой функции по ФЗ № 427-ФЗ. Старые документы сохраняются на переходный год, но пятидневный срок изготовления, форма 100 × 70 мм и прежняя процедура дубликата для новых карточек прекращают действие.

Для надёжной охраны заказчику мало увидеть форму и надпись «Охрана». Нужно проверить УЧО, карточку именно исполняющей договор ЧОО, актуальность трудовой связи и объектовые документы. Оставьте заявку на физическую охрану — «Титан Групп» рассчитает посты и организует допуск персонала с проверкой документов по действующим и новым требованиям.